ESL ist dazu verpflichtet, Ihre Privatsphäre und Ihre persönlichen Daten zu schützen. Mit diesem Datenschutzhinweis erklären wir Ihnen, wie wir personenbezogene Daten sammeln, teilen und schützen. Es ist wichtig, dass Sie diese Datenschutzerklärung lesen, um sich darüber im Klaren zu sein, wozu und weshalb wir ihre Personendaten verwenden.

Die Datenschutzerklärung ist so gegliedert, dass Sie sich durch die einzelnen Bereiche klicken können.

1. Über uns

ESL ist ein „Datenverwalter”. Das bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind, wie wir ihre Personenangaben speichern und verwenden. Als Datenverwalter verpflichten wir uns gemäß Datenschutzgesetz dazu, sämtliche Personen, die uns entweder direkt oder über eine Drittpartie persönliche Daten bereitstellen, über den Inhalt dieser Datenschutzerklärung in Kenntnis zu setzen.

Mit “ESL”, “wir”, “uns” oder „unser“ beziehen wir uns im vorliegenden Hinweis auf das untenstehende Unternehmen, welches für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich ist.

ESL Education GmbH Deutschland (Reg No: HRB 69208), Apostelnstrasse 11, 50667 Köln, Deutschland

2. Datenschutzbeauftragte

Wir haben eine*n Datenschutzbeuftragte*n (Data Protection Officer DPO) ernannt, welche*r allfällige Fragen zu dieser Datenschutzerklärung betreut. Wenn Sie Fragen zur Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer gesetzlichen Rechte haben, wenden Sie sich bitte über untenstehende Kontaktinformationen an unseren DPO:

Kontaktdaten

E-Mail-Adresse: [email protected]

Personen mit britischer Staatsbürgerschaft oder Wohnsitz in Großbritannien dürfen sich gerne an unsere britische Vertretung wenden: Kaplan UK Limited, UK Data Protection Representative, Palace House, 3 Cathedral St, London SE1 9DE, England

Sie haben das Recht, jederzeit eine Beschwerde beim Information Commissioner's Office (ICO), der britischen Aufsichtsbehörde für Datenschutzfragen, einzureichen (www.ico.org.uk). Wir würden es jedoch begrüssen, wenn wir uns erst mit Ihrem Anliegen befassen könnten, bevor Sie sich an das ICO wenden, und bitten Sie daher, sich zunächst an uns zu wenden.

3. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind sämtliche Informationen über ein Person, welche die Identifizierung besagter Person erlauben. Beispiele dafür sind Name, Adresse, Telefonnummer und Bankkontonummer. Davon ausgeschlossen sind Daten, bei welchen die Identität entfernt wurde (anonymisierte Daten).

4. Datenschutzgrundsätze

Wir halten uns an das Datenschutzgesetz. Die von uns gespeicherten Personendaten müssen folglich:

• in rechtsgültiger, angemessener und transparenter Weise eingesetzt werden.
• nur für gültige Zwecke, die wir Ihnen erklärt haben, und nicht für damit unvereinbare Zwecke verwendet werden.
• für die erwähnten Zwecke relevant und auf diese Zwecke beschränkt sein.
• korrekt und auf dem neusten Stand sein.
• nur so lange gespeichert werden, wie für die erwähnten Zwecke nötig. 
• sicher aufbewahrt werden.

5. Verwendung Ihrer Personendaten

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn gesetzlich erlaubt. Die häufigsten Verwendungsbereiche sind:

• Abschluss eines Vertrags, den wir mit Ihnen eingegangen sind.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• Wenn für unsere rechtmäßigen Interessen (oder die einer Drittpartei) nötig, solange diese Interessen Ihre Interessen und Grundrechte nicht überwiegen.
• In seltenen Fällen können Ihre Personendaten auch wie folgt verwendet werden:
  • Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen (oder derjenigen einer Drittperson)
  • Für öffentliche Interessen oder amtliche Zwecke.

Im Allgemeinen stützen wir uns nicht auf Ihre Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, mit Ausnahme von Marketingmitteilungen per E-Mail. Sie haben jederzeit das Recht, diese Marketingmitteilungen zu widerrufen und sich über den Link am Ende der jeweiligen Marketingmitteilung oder über untenstehende E-Mail-Adresse abzumelden.

6. Gespeicherte Daten

Anfragen

Wenn Sie Informationen anfordern oder Anfragen zu unseren Dienstleistungen oder Produkten stellen, können wir die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten verwenden, um Ihre Anfrage zu erfüllen, beispielsweise für Katalogbestellungen, Erstellen eines persönlichen Angebots, Verarbeitung Ihrer Registrierung oder um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen.

Es liegt in unserem rechtmäßigen Interesse, Ihre personenbezogenen Daten so zu nutzen, dass Sie die von Ihnen angeforderten Informationen erhalten.

Anmeldungen

Wenn Sie sich für eines unserer Programme anmelden oder eine Unterkunft buchen, können wir dafür folgende personenbezogenen Daten speichern: 

• Persönliche Kontaktdaten wie Name, Anrede, Zivilstand, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Nationalität und/oder Geburtsland sowie Wohnsitzland
• Reisepass- oder Personalausweisnummer
• Informationen zu Visum und Aufenthaltsrecht
• Bildungsweg einschließlich akademische Zeugnisse/Diplome
• Beruf
• Finanzierung/Finanzielle Unterstützung
• Notfallkontakte (Vorname, Nachname, Telefonnummer, persönliche E-Mail-Adresse) 
• Gesundheitszustand: wichtige Erkrankungen und medizinische Behandlungen, besondere Ernährungsanforderungen, Lernschwierigkeiten, Raucher/Nichtraucher
• Sprachen – Muttersprache und weitere Fremdsprachenkenntnisse
• Hobbies und Interessen

Um die Wahl der Sprachschule und der Gastfamilie persönlicher gestalten zu können, werden wir Sie zudem bitten, Fragen zu Ihrer Persönlichkeit und Ihren Erwartungen an Ihre Sprachreise zu beantworten sowie eine vollständige Präsentation Ihrer Person zu verfassen, damit Ihre Gastfamilie und Ihre Sprachschule Sie besser kennenlernen können.

Wenn Sie unter 18 Jahre alt sind, werden wir zudem folgende Daten Ihrer Eltern oder Ihrer gesetzlichen Vertretung speichern:

• Name
• Geburtsdatum
• Personalausweisnummer
• Telefonnummer
• Adresse
• Beruf
• Zivilstand
• Unterschrift

Es liegt in unserem berechtigten Interesse, die oben genannten Informationen zu sammeln und zur Überprüfung und Verarbeitung Ihrer Bewerbung zu verwenden.

Wir speichern personenbezogene Daten zu Visumsantrag und Aufenthaltsbewilligung, um unseren gesetzlichen Pflichten nachzukommen.

Wir können Sie außerdem im Rahmen Ihrer Bewerbung um Informationen zu allfälligen Vorstrafen bitten. Wir nutzen besagte Informationen ausschließlich, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Sprachkurs und Unterkunft 

Wenn wir einen Studien- oder Wohnvertrag mit Ihnen abschließen, können wir Sie um zusätzliche Informationen zu Ihren Unterkunftspräferenzen bitten: Unterkunftsart, Raucher, mit Kindern, Zimmertyp, Anzahl Mahlzeiten, Ernährungsbedürfnisse.

Wir verwenden einen externen Zahlungsanbieter namens Ogone [insert link to Ogone privacy notice] zur Verarbeitung Ihrer Anzahlung. Sämtliche Transaktionsdaten werden verschlüsselt und gesichert. Um die Anzahlung vornehmen zu können, erhalten Sie einen Link zu Ihrem Sicherheitsportal, wo Sie Ihre Zahlungsinformationen wie Kreditkartendaten eingeben müssen.

Die Restzahlung erfolgt per Überweisung auf unser Bankkonto.

Wir sammeln Ihre Bankkontodaten oder Zahlungsinformationen ausschließlich für den Fall, dass wir Ihnen eine Rückerstattung ausstellen müssen.

Diese Informationen werden zusammen mit den personenbezogenen Daten, die Sie uns während der Bewerbungsphase zur Verfügung gestellt haben, verwendet, um den mit Ihnen abgeschlossen Vertrag zu erfüllen.

Wir können außerdem personenbezogene Daten zu Ihrer Gesundheit oder allfälliger Invalidität erheben, um angemessene Vorkehrungen für Ihr Wohlergehen treffen sowie Ihre Betreuung und Unterkunft individuell an Sie anpassen zu können. Wir verwenden die genannten Informationen, um den mit Ihnen abgeschlossenen Vertrag zu erfüllen und unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn Sie von jemandem als Notfallkontakt genannt wurden, können wir Ihre Personendaten wie Name und Telefonnummer speichern. Wir verwenden diese Informationen im lebenswichtigen Interesse der jeweiligen Person.

Sollten Sie Ihre Bewerbung und Ihre Sprachreise über eine*n Vertreter*in vornehmen, können wir zusätzlich die obengenannten personenbezogenen Daten dieser Person speichern.

Marketing

Sofern Sie ausdrücklich eingewilligt haben oder wenn wir uns auf berechtigte Interessen (z. B. Alumni) stützen können, verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen Newsletter oder Sonderangebote zu schicken, Sie über bestehende Dienstleistungen zu informieren, die Sie unserer Meinung nach interessieren könnten, oder um Ihnen Umfragen und Fragebögen zu senden, um dadurch mehr über Ihre Bedürfnisse und Interessen in Erfahrung zu bringen. Sollten Sie auf solche Mitteilungen verzichten wollen, folgen Sie bitte den Opt-out-Links in unseren Nachrichten oder kontaktieren Sie uns über die Kontaktdaten in diesem Hinweis.

Interne Geschäftszwecke

Wir können Ihre personenbezogenen Daten für interne Geschäftszwecke verwenden. Es liegt in unserem rechtmäßigen Interesse, die von uns als Unternehmen erbrachten Dienstleistungen zu überwachen und zu verbessern. Wenn immer möglich, werden die erwähnten Informationen anonymisiert. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte über die Kontaktdaten in diesem Datenschutzhinweis.

Automatisierte Technologien oder Interaktionen

Wenn Sie unsere Webseite nutzen, werden möglicherweise automatisch technische Daten zu Ihren Geräten, Browseraktionen und Nutzungsmustern gesammelt wie beispielsweise IP-Adresse, Betriebssystem, besuchte Seiten und Anfragen, Uhrzeit sowie Datum der Verbindung. Dies geschieht mittels Cookies und ähnlichen Technologien. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Cookie-Richtlinien auf unserer Webseite.

Wenn Sie keine personenbezogenen Daten angeben

Wenn Sie sich weigern, Ihre persönlichen Daten anzugeben, obwohl wir gesetzlich oder im Rahmen eines Vertrages dazu verpflichtet sind, diese von Ihnen zu verlangen, können wir unseren Vertrag (z. B. Ihnen unsere Waren oder Dienstleistungen zur Verfügung stellen) möglicherweise nicht erfüllen bzw. abschließen. In diesem Fall sind wir möglicherweise dazu gezwungen, ein Produkt oder eine Dienstleistung, die Sie von uns angefordert haben, zu stornieren. Wir werden Sie allerdings in diesem Fall darüber in Kenntnis setzen.

7. Wann und wie wir Ihre Daten weitergeben

Wir können Ihre Daten an Dritte weitergeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Erfüllung unseres Vertrags erforderlich ist bzw. wenn es in unserem berechtigten Interesse steht. Als Dritte gelten:

Unsere Dienstleister: Wir können Ihre Daten an Unternehmen weitergeben, die in unserem Namen Dienstleistungen erbringen. Zu besagten Dienstleistungen zählen die Bereitstellung von Versicherungen, Zahlungsabwicklungen, Kundendienst und Marketingunterstützung, die Durchführung von Geschäfts- und Kaufanalysen sowie Webseiten- und IT-Support. Unsere Dienstleister können Zugriff auf Ihre Daten erhalten, um uns ihre Dienste entweder direkt oder von uns veranlasst bereitzustellen. Verantwortlich für Ihre personenbezogenen Daten ist und bleibt dabei ESL.

Unsere Geschäftspartner: Wir können Ihre personenbezogenen Daten mit der Schule, an der Sie Ihren Sprachkurs gebucht haben, oder anderen Geschäftspartnern teilen respektive mit Ihrem Sponsor oder Arbeitgeber, mit dem wir einen Vertrag bezüglich Ihres Studienprogramms eingegangen sind.

Vertretung: Sollten Sie Ihre Kursanmeldung oder die Buchung Ihrer Reise oder Unterkunft über eine Vertretung bei uns vornehmen, können wir Ihre persönlichen Daten mit besagter Person teilen.

Eltern und Vormünder: Wenn Sie unter 18 Jahren alt sind, können wir Ihre Daten mit Ihren Eltern oder Erziehungsberechtigten teilen, um unseren Vertrag oder unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen, sofern dies in Ihren lebenswichtigen Interessen liegt.

Andere Einheiten der Unternehmensgruppe:  ESL ist neben Alpadia Language Schools und Kaplan International Languages Teil von Kaplan International. Wir können Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen unserer Gruppe weitergeben, um Ihre Anfrage zu beantworten, Ihre Bewerbung zu bearbeiten, im Rahmen unserer regelmäßigen Berichterstattung über die Unternehmensleistung, im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Reorganisation oder einer Umstrukturierung der Gruppe oder für die Systemwartung und das Hosting von Daten.

Behörden: Wir können Ihre Personendaten teilen, wenn von einer Behörde gefordert oder zur Wahrnehmung unserer gesetzlichen Pflichten nötig.

Weitere: Im Rahmen eines möglichen Verkaufs unseres Unternehmens können wir Ihre Daten mit weiteren Drittparteien teilen. Auch müssen wir möglicherweise Ihre Daten teilen, um die uns zur Verfügung stehenden Abhilfemaßnahmen treffen oder Schadensbegrenzung vornehmen zu können.

8. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in andere Länder

Als Teil einer größeren Gruppe internationaler Unternehmen mit Mitarbeitern, Einrichtungen und Dienstleistern auf der ganzen Welt, müssen wir die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, möglicherweise in andere Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln.

Die Datenschutzgesetze dieser Länder sind möglicherweise weniger umfangreich und bieten nicht das gleiche Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten wie die Datenschutzgesetze des EWR. Unter diesen Umständen ergreifen wir angemessene Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten dem vorliegenden Datenschutzhinweis entsprechend behandelt werden. Dazu zählen entsprechende Vertragsmechanismen. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte über die in diesem Hinweis aufgeführten Kontaktdaten.

9. Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Wir haben entsprechende Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Daten versehentlich verloren gehen, auf unbefugte Weise verwendet oder abgerufen, verändert oder offengelegt werden. Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen Mitarbeiter, Dienstleister, Geschäftspartner, Vertreter und andere Dritte, die einen berechtigten Informationsbedarf haben. Diese verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur auf unsere Anweisung oder wie anderweitig vereinbart und unterliegen einer Geheimhaltungspflicht.

Bei Verdacht auf Datenschutzverletzungen werden wir ein entsprechendes Verfahren einleiten und Sie sowie die zuständigen Aufsichtsbehörden im gegebenen Fall informieren, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

10. Speicherung und Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf wie zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich, dazu zählen auch gesetzliche, buchhalterische oder Meldepflichten. Ausschlaggebend für die Bestimmung der angemessenen Aufbewahrungsfrist sind: Menge, Art und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten; das potentielle Verletzungsrisiko durch unbefugte Nutzung oder Bekanntgabe Ihrer Daten; die Verwendungszwecke Ihrer Daten und ob wir besagte Zwecke durch andere Mittel erreichen können sowie die geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte über die in diesem Hinweis aufgeführten Kontaktdaten.

Es ist wichtig, dass die gespeicherten personenbezogenen Daten korrekt und aktuell sind. Wir bitten Sie deshalb, uns über allfällige Änderungen in Ihren Daten während ihrer Arbeitsbeziehung mit uns zu informieren. Unter gewissen Umständen können wir Ihre Daten so anonymisieren, dass diese nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können. In diesem Fall können wir die besagten Informationen ohne Ihre Kenntnis weiterverwenden.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Unter gewissen Umständen haben Sie gesetzlich folgende Rechte:

• Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu beantragen (allgemein bekannt als „Zugriffsanfrage durch Betroffene“). Sie können eine Kopie der von uns über Sie gespeicherten Daten anfordern und überprüfen, ob wir diese rechtmäßig verarbeiten.
• Korrektur der gespeicherten Daten zu beantragen. Dadurch können Sie unvollständige oder falsche Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren lassen.
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen. Sie können von uns verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen oder entfernen, sofern wir keine berechtigten Gründe für deren Weiterverarbeitung haben. Im Rahmen Ihres Widerspruchsrechts haben Sie außerdem das Recht auf Löschung Ihrer Daten (siehe unten). 
• Sie haben das Recht auf Widerspruch, wenn Sie aufgrund Ihrer speziellen Situation nicht damit einverstanden sind, dass wir Ihre Daten für einen bestimmten rechtmäßigen Zweck (oder den einer Drittpartei) verwenden. Außerdem haben Sie das Recht auf Widerspruch gegen die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktmarketingzwecke.
• Sie haben das Recht zu beantragen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken oder einstellen, beispielsweise, wenn Sie möchten, dass wir deren Richtigkeit oder den Verwendungsgrund offenlegen. Sie haben das Recht, der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu widersprechen.

Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten überprüfen, korrigieren oder löschen, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder der Weitergabe einer Kopie Ihrer Daten an Dritte widersprechen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die in diesem Hinweis aufgeführten Kontaktdaten.

Wenn Sie einen Antrag stellen möchten, verwenden Sie bitte dieses Antragsformular.

Keine Gebührenpflicht

Sie müssen keine Gebühr bezahlen, um Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu erhalten (oder andere Rechte auszuüben). Wir können allerdings eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihre Anfrage unbegründet oder übertrieben ist. Als Alternative können wir uns in solchen Fällen der Anfrage widersetzen.

Mögliche Forderungen an Sie

Es kann sein, dass wir bestimmte Informationen von Ihnen anfordern müssen, um Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Recht auf Zugriff auf die Informationen (oder auf Ausübung Ihrer Rechte) sicherzustellen. Dies geschieht als weitere Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben werden.

Ihr Widerrufsrecht

Sie haben jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung zur Speicherung, Verarbeitung und Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck zu widerrufen. Nutzen Sie dafür bitte die in diesem Hinweis aufgeführten Kontaktinformationen. Sobald wir die Nachricht über Ihren Rückzug erhalten haben, stellen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für den Zweck oder die Zwecke, denen Sie ursprünglich zugestimmt haben, ein, es sei denn, wir haben eine andere gesetzliche Grundlage dafür.

12. Änderungen dieses Datenschutzhinweises

Wir behalten uns das Recht vor, diesen Datenschutzhinweis jederzeit zu aktualisieren. Sollten wir wesentliche Aktualisierungen vornehmen, werden wir Ihnen einen neuen Datenschutzhinweis zur Verfügung stellen. Wir können Sie auch auf andere Weise von Zeit zu Zeit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.